Истребование документов

Истребование личных документов из Российской Федерации осуществляется российскими консульскими учреждениями в соответствии с Порядком подачи заявления об истребовании личного документа из Российской Федерации и заявления об истребовании личного документа с территории иностранного государства, перечнем оснований для отказа в приеме таких заявлений, перечнем оснований для отказа в истребовании личного документа из Российской Федерации или личного документа с территории иностранного государства и порядком выдачи истребованного личного документа, утвержденным приказом МИД России и Минюста России от 20 декабря 2024 г. № 26686/377.

Истребование документов с территории Российской Федерации для граждан, находящихся на территории государств-членов Содружества Независимых Государств, Грузии, Абхазии и Южной Осетии осуществляется без участия российских консульских учреждений, посредством обращения в местные компетентные органы (как правило, в органы юстиции).

Круг заявителей:

Российские граждане, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся за пределами территории Российской Федерации.

Необходимые документы:

1. Заявление об истребовании личных документов из Российской Федерации по форме согласно приложению №1 к приказу от 20 декабря 2024 г. № 26686/377.
   • Шаблон (приложение №1)

2. Заявление об истребовании личного документа заполняется заявителем при помощи технических средств или печатными буквами чернилами черного или синего цвета. Не допускается исправление ошибок путем зачеркивания и с помощью корректирующих средств.

   Заявление об истребовании личного документа подается заявителем в российское консульское учреждение лично.  В случае невозможности личной явки в российское консульское учреждение целесообразно подавать документы через представителя, действующего на основании нотариально удостоверенной доверенности.

   С подробной информацией о порядке подачи заявления можно ознакомиться на сайте соответствующего российского консульского учреждения. 

3. Вместе с заявлением об истребовании личного документа представляются следующие документы:

4. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность заявителя (предъявляется). 
5. Документ, подтверждающий полномочия законного представителя, или его нотариально удостоверенная копия - в случае подачи заявления через законного представителя или законным представителем. 
6. Документ, подтверждающий родственные отношения с умершим либо заинтересованность лица в получении личных документов в отношении умершего, или его нотариально удостоверенная копия. 
7. Документ о смерти лица, в отношении которого истребуются личные документы (кроме случаев, когда истребуется документ, подтверждающий факт смерти).
8. Квитанция об оплате консульского сбора и сбора в счет фактических расходов.

Истребованию из Российской Федерации не подлежат документы, удостоверяющие личность, военные билеты, трудовые книжки, а также документы, установленный порядок оформления и выдачи которых предусматривает личное обращение заявителя в орган, оформляющий и выдающий такие документы.

Представляемые заявителем документы, которые выданы компетентными органами иностранного государства (кроме паспорта и иных документов, удостоверяющих личность) должны быть легализованы, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации. Документы, составленные на иностранном языке без дублирования в них записей на русском языке, подлежат переводу на русский язык.

Основания для отказа в приеме заявления

  В приеме заявления об истребовании личного документа отказывается, если :

1. Заявление содержит исправления;
2.  Заявление или отдельные его слова не поддаются прочтению;
3. Заявление заполнено не полностью (не заполнены графы заявления, обязательные к заполнению);
4. Не представлены документы, представление которых предусмотрено вместе с подачей заявления;
5. Не представлены документы, подтверждающие право на получение документа о  государственной регистрации акта гражданского состояния;
6. Установленный порядок оформления и выдачи истребуемого личного документа предусматривает личное обращение заявителя в орган, оформляющий и выдающий такой документ;
7. Заявителем не уплачены консульские сборы и сборы в счет возмещения фактических расходов.

Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с Консульским уставом Российской Федерации от уплаты консульских сборов освобождаются: Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы, участники и инвалиды Великой Отечественной войны, граждане, награжденные знаком "Жителю блокадного Ленинграда", граждане, пострадавшие в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, а также в результате других радиационных или техногенных катастроф. В этом случае прикладывается копия имеющегося у заявителя соответствующего действительного удостоверения.

Не подлежат истребованию, пересылке или вывозу за границу подлинники трудовых и пенсионных книжек, военные билеты. При выезде за пределы Российской Федерации для проживания указанные документы сдаются в соответствующие организации и учреждения по месту жительства в России. На основании сведений, содержащихся в данных документах, в установленном порядке оформляются справки о стаже трудовой деятельности и прохождении военной службы.

Не могут быть истребованы также повторные свидетельства о заключении брака, если он расторгнут, а также свидетельства о рождении на умерших.

Свидетельства о рождении несовершеннолетних истребуются их законными представителями.

Свидетельства о смерти могут быть истребованы родственниками умерших или юридическими лицами для официальных целей.

Практика свидетельствует, что осуществление запросов об истребовании из Российской Федерации документов об образовании (аттестатов, дипломов и выписок из них) осуществляется значительно эффективнее при личном обращении заинтересованных лиц непосредственно в учебные заведения. Необходимым условием является возмещение всех расходов, связанных с поиском личного дела в архивах, изготовлением дубликата документа, его заверением и пересылкой заявителю.

Истребование справки об отсутствии судимости

Подать документы на оформление справки можно только при ЛИЧНОМ посещении консотдела Посольства.

При посещении консотдела Посольства необходимо:    

• заполнить заявление (на специальном бланке);  
• предоставить оригинал действующего заграничного паспорта гражданина РФ и копию главной страницы;    
• оплатить консульский сбор согласно тарифу.